Una etiquetadora y una impresora de etiquetas tienen el propósito de crear etiquetas, pero difieren en su diseño, funcionalidad y casos de uso típicos. Una etiquetadora generalmente es un dispositivo portátil o de escritorio con un teclado y una pantalla integrados. Es un dispositivo autónomo que no requiere una computadora. Le permite escribir e imprimir etiquetas directamente desde el dispositivo. Una etiquetadora es ideal para necesidades de etiquetado simples e inmediatas, como organizar archivos, suministros de oficina o artículos personales. Una impresora de etiquetas es típicamente un dispositivo periférico que se conecta a una computadora o red. A menudo se usa con software especializado para tareas de etiquetado más complejas. Una impresora de etiquetas es adecuada para requisitos de etiquetado profesionales o de alto volumen, como etiquetas de envío, etiquetas de productos o etiquetas de códigos de barras.

La elección entre una etiquetadora térmica y una de tinta depende de sus necesidades específicas. Una etiquetadora térmica no requiere tinta ni tóners. Utiliza calor para imprimir. Requiere menos mantenimiento ya que hay menos piezas que reemplazar y mantener. Generalmente es más rápida que las impresoras a base de tinta y resistente a las manchas y la decoloración. Sin embargo, principalmente imprime en blanco y negro (la transferencia térmica puede imprimir en color con cintas especiales). Las etiquetas térmicas directas pueden desvanecerse con el tiempo, especialmente con la exposición al calor y la luz. Una etiquetadora de tinta es capaz de imprimir en múltiples colores y en una variedad más amplia de materiales. Sin embargo, requiere cartuchos de tinta o tóners, que pueden ser costosos. También tiene más piezas que limpiar y reemplazar y generalmente es más lenta que una impresora térmica.

La vida útil de una etiquetadora puede variar ampliamente según factores como la marca, el modelo, la frecuencia de uso y el mantenimiento. Generalmente, una etiquetadora bien mantenida puede durar varios años. Aquí hay algunas consideraciones:

• Calidad y marca: Las marcas de mayor calidad y reputación tienden a ofrecer productos más duraderos. 
• Frecuencia de uso: El uso intensivo y frecuente puede acortar la vida útil en comparación con el uso ocasional. 
• Mantenimiento: La limpieza regular y el manejo adecuado pueden extender la vida del dispositivo. 
• Entorno: Operar en un entorno limpio y libre de polvo también puede contribuir a la longevidad. 

En promedio, una etiquetadora de buena calidad puede durar entre 3 y 10 años.