Los responsables de laboratorio se enfrentan a muchos desafíos y necesidades contrapuestas. Se espera que controlen los gastos mientras mantienen la funcionalidad y la seguridad del laboratorio, cumpliendo al mismo tiempo con diversas normas y reglamentos. También deben gestionar al personal y satisfacer una mayor demanda de productividad con un tiempo y recursos limitados.
Si desea gestionar mejor su laboratorio y su presupuesto, aquí tienes algunas ideas para ayudarle a abordar los tres componentes más importantes de la mayoría de los presupuestos de laboratorio: personal, suministros y equipos.
Personal
Los costes de personal pueden representar hasta el 60% del presupuesto total de un laboratorio, pero contar con un equipo fiable marca una gran diferencia. Las personas pueden ser su mayor recurso, pero encontrar personal calificado, informado y de confianza requiere esfuerzo.
Contrate a las personas más calificadas disponibles. Cuando es responsable de la contratación, especialmente si los salarios no son negociables, contrate a las personas más calificadas disponibles. Esto puede incluir investigadores posdoctorales, asistentes de investigación de posgrado, estudiantes y técnicos de laboratorio en entornos académicos. Si no encuentra candidatos ya familiarizados con los procedimientos y los instrumentos sofisticados con los que rabaja, elija candidatos que muestren disposición a aprender y ofrece capacitación en el trabajo.
Haga que las tareas diarias sean más convenientes. Incluso los pequeños cambios pueden tener un efecto significativo con el tiempo. Asegúrate de que los suministros para análisis específicos estén disponibles en cada estación de trabajo. Agregar refrigeradores bajo encimera y centrífugas, mezcladores y pipetas personales puede marcar una diferencia. Organice tus refrigeradores y congeladores para facilitar la recuperación de muestras.
Reduzca o elimine tareas de menor especialización. Preparar soluciones y diluciones, lavar material de vidrio y preparar medios puede requerir mucho tiempo. Calcule el coste de realizar estas actividades internamente en comparación con la compra de reactivos y medios listos para usar. También puede mejorar su huella ambiental si elimina parte del material desechable e instala un lavador de vidrio.
Asigna personal de manera apropiada. Asigna tareas según la experiencia y las habilidades de cada persona. Si trabajas en un entorno académico, las opciones de trabajo-estudio para apoyo básico y temporal a precios accesibles pueden ser una alternativa. Los investigadores contratados o temporales también pueden ayudar a reducir algunos costos generales. Los flujos de trabajo de secuenciación, la calibración de instrumentos y otras tareas que requieren conocimientos y habilidades especializadas pueden ser difíciles o imprácticos de cubrir exclusivamente con personal interno.
Suministros
En una encuesta realizada por la revista Lab Manager, muchos laboratorios gastaron más del 60% de su presupuesto no destinado a personal en artículos desechables como puntas de pipeta, guantes y reactivos, una cantidad equivalente a aproximadamente una cuarta parte del presupuesto total.
Compre consumibles al por mayor. Según las limitaciones de su espacio de almacenamiento, mantener productos en stock podría tener sentido. Los proveedores pueden ofrecer descuentos basados en compras proyectadas y realizar entregas a intervalos regulares si sabes cuánto de cada producto utilizas anualmente.
Pida muestras. Pruebe productos antes de cambiar a alternativas para confirmar que se adaptan a su flujo de trabajo. Algunos cambios en el empaque pueden afectar la eficiencia con la que se usan los productos y añadir tiempo adicional que compense los ahorros previstos.
Mantenga un inventario de productos químicos. A menudo los productos químicos deben comprarse en cantidades mayores de las necesarias, lo que resulta en recipientes sin usar acumulándose en las estanterías. Aunque muchos no tienen fechas de vencimiento reales, los productos químicos más antiguos pueden dejar de ser adecuados para su uso. Determine cuáles deben descartarse y consulte a su responsable de salud y seguridad y a su gobierno local para saber cómo desecharlos de forma segura.
Comparta productos químicos con compañeros. Puede haber maneras de evitar pedidos duplicados o la necesidad de comprar productos químicos y reactivos únicos o costosos si acuerda compartir su inventario con otros investigadores.
Equipo
Obtener el equipo e instrumentos adecuados lleva tiempo, ya que estas decisiones requieren comparaciones de productos, evaluaciones de rendimiento y justificación de costos. Aunque estas compras suelen consumir la menor parte del presupuesto típico de un laboratorio, los bienes de capital suelen ser más costosos y pueden requerir fondos de más de un ciclo fiscal.
Pida una demostración o consulta con un especialista. Pruebe el equipo o instrumento de forma virtual o presencial para confirmar que cumplirá con tus requisitos. Muchos fabricantes y proveedores cuentan con personal técnico o de ventas especializado que puede ayudarte a evaluar un producto según su uso previsto.
Obtenga el mejor precio en equipos. Indique sus necesidades, compara las opciones y solicita cotizaciones a varios proveedores. Los instrumentos usados almacenados en tu institución también pueden ser una opción cuando el presupuesto es limitado. Incluso si estos productos no están en funcionamiento, el coste de las reparaciones puede ser mucho menor que comprar uno nuevo. El alquiler o financiamiento también puede ayudarle a adquirir equipos más costosos.
Considere productos y accesorios multifuncionales. Los equipos e instrumentos más modernos pueden cumplir múltiples funciones o tener accesorios que amplían su utilidad. Por ejemplo, algunos mezcladores vortex tienen adaptadores para microplacas y matraces, y algunas placas calefactoras con agitación también pueden rotar o mezclar.
Protege tu equipo. Programa y realiza limpiezas periódicas y mantenimiento preventivo. Los fabricantes suelen ofrecer contratos de servicio o garantías extendidas, que pueden valer la pena si el equipo se usa con frecuencia. Usa cubiertas protectoras para evitar daños a equipos nuevos y costosos. Enseña al personal el uso adecuado y mantén los manuales accesibles para reducir el riesgo de daños accidentales.
Incluye mantenimiento y reparaciones en tu presupuesto. Los fabricantes y distribuidores pueden ofrecer contratos de mantenimiento y servicios de reparación para mantener tu laboratorio en buen estado. Aunque tu personal puede aprender a realizar servicios básicos, subcontratar puede ser más sensato si el personal es limitado o si las reparaciones requieren mayor especialización. Tareas como verificaciones de balanzas, calibraciones de medidores de pH y revisiones de equipos de automatización deben cumplir las regulaciones, normas y procesos de garantía de calidad más recientes.
Comparte equipos. Pregunta si puedes compartir las herramientas de un colega cuando ambos necesiten el mismo instrumento. Averigua si existen instalaciones centrales en tu institución para evitar compras duplicadas. Si algunos equipos se usan solo ocasionalmente, compartir o usar herramientas compartidas puede generar ahorros significativos. Algunas universidades también pueden contratar con laboratorios externos para permitir el uso de sus equipos.
Aprovecha el software gratuito. Existen diversos programas gratuitos y de pago para la gestión de laboratorios que pueden ayudar con el inventario y las solicitudes, mientras que los cuadernos de laboratorio electrónicos pueden facilitar la colaboración.
Gestión general del presupuesto
Lleve un registro de los gastos para mantenerte al tanto de los cambios en precios o demandas que deban abordarse. Realiza revisiones trimestrales para mantener el rumbo, especialmente si tu laboratorio utiliza fondos iniciales o subvenciones. Es posible que las herramientas de seguimiento de fondos también estén disponibles a través de tu plataforma de compras o del sitio web de tu proveedor.
Si tienes acceso a un equipo de gestión de materiales, pide ayuda para negociar precios, establecer pedidos recurrentes, proporcionar informes periódicos y, en general, gestionar tus gastos.
Una organización eficiente del laboratorio, una asignación y uso óptimos de los recursos, así como el control de calidad y de requisitos regulatorios, te ayudarán a mantener la productividad, reducir errores, contribuir al cumplimiento normativo y producir resultados fiables.
Iva Fedorka es redactora del personal de Thermo Fisher Scientific.