Consejos para gestionar su presupuesto de laboratorio

Por Iva Fedorka

Los gerentes de laboratorio enfrentan muchos desafíos y necesidades competitivas. Se espera que controlen los gastos mientras mantienen la funcionalidad y la seguridad del laboratorio, todo esto cumpliendo con varias reglas y regulaciones. También deben gestionar el personal y satisfacer las crecientes demandas de productividad con tiempo y recursos limitados.

Si desea gestionar mejor su laboratorio y su presupuesto, aquí hay algunas ideas para ayudarle a abordar los tres componentes más grandes de la mayoría de los presupuestos de laboratorio: personal, suministros y equipamiento.

Personal

Los costos de personal pueden representar hasta el 60 por ciento del presupuesto total de un laboratorio, pero tener un equipo en el que pueda confiar hace una gran diferencia. Las personas pueden ser su mayor activo, pero encontrar personal calificado, conocedor y confiable requiere esfuerzo.

Contrate a las personas más calificadas disponibles. Cuando sea responsable de la contratación, especialmente si los salarios no son negociables, contrate a las personas más calificadas disponibles. Esto puede incluir investigadores postdoctorales, asistentes de investigación graduados, estudiantes y técnicos de laboratorio en entornos académicos. Si no puede encontrar candidatos ya familiarizados con el tipo de procedimientos e instrumentos sofisticados con los que está trabajando, elija candidatos que expresen una disposición a aprender y ofrezca capacitación en el trabajo.

Haga las tareas diarias más convenientes. Incluso los pequeños cambios pueden tener un efecto significativo con el tiempo. Asegúrese de que los suministros específicos para ensayos estén fácilmente disponibles en cada estación de trabajo. Agregar refrigeradores bajo encimera y centrífugas personales, mezcladores y pipetas puede marcar la diferencia. También organice sus refrigeradores y congeladores para facilitar la recuperación de muestras.

Reduzca o elimine las tareas de menor habilidad. La preparación de soluciones y diluciones, el lavado de cristalería y la preparación de medios pueden llevar cantidades significativas de tiempo. Calcule el costo de realizar estas actividades en el sitio frente a la compra de reactivos y medios listos para usar. También puede mejorar su huella ambiental si elimina algunos artículos de laboratorio desechables e instala una lavadora de cristalería.

Asigne el personal adecuadamente. Asigne tareas a las personas en función de su experiencia y habilidades. Si trabaja en un entorno académico, las opciones de trabajo-estudio para apoyo básico y temporal a tarifas asequibles pueden ser una opción. Los investigadores contratados o temporales también pueden ayudar a eliminar algunos costos generales. Los flujos de trabajo de secuenciación, la calibración de instrumentos y otras tareas que requieren conocimientos y habilidades especializadas pueden ser difíciles o poco prácticos de apoyar a través del personal interno.

Suministros

En una encuesta realizada por la revista Lab Manager, muchos laboratorios gastaron más del 60 por ciento de su presupuesto no destinado a personal en artículos desechables como puntas de pipeta, guantes y reactivos, una cantidad equivalente a aproximadamente una cuarta parte del presupuesto total.

Compre consumibles al por mayor. Dependiendo de las limitaciones de su espacio de almacenamiento, mantener productos en stock en el sitio podría tener sentido. Los proveedores pueden ofrecer un descuento basado en compras proyectadas y realizar entregas a intervalos regulares si sabe cuánto de cada producto usa anualmente.

Solicite muestras. Pruebe los productos antes de cambiar a alternativas para confirmar que se adaptan a su flujo de trabajo. Algunos cambios en el embalaje pueden afectar la eficiencia con la que se pueden utilizar los productos y pueden añadir tiempo que compense los ahorros anticipados.

Mantenga un inventario de productos químicos. A menudo, los productos químicos deben comprarse en cantidades mayores de las que necesita, lo que resulta en contenedores de productos químicos no utilizados en sus estantes. Aunque muchos no tienen fechas de caducidad reales, los productos químicos más antiguos pueden no ser adecuados para su uso. Determine qué productos químicos pueden y deben ser desechados y consulte a su gerente de salud y seguridad, así como a su gobierno local, para determinar cómo se puede lograr esto de manera segura.

Comparta productos químicos con colegas. Puede haber formas de evitar pedidos duplicados o la necesidad de comprar productos químicos y reactivos únicos o costosos al acordar compartir su inventario con otros investigadores.

Equipamiento

Obtener el equipamiento y la instrumentación adecuados lleva tiempo porque estas decisiones requieren comparaciones de productos, evaluaciones de rendimiento y justificación de costos. Aunque estas compras generalmente consumen la porción más pequeña de un presupuesto típico de laboratorio, los activos de capital suelen ser más costosos y pueden requerir el uso de fondos de más de un presupuesto fiscal.

Solicite una demostración o consulte a un especialista. Pruebe el equipo o instrumento virtualmente o en persona para confirmar que cumplirá con sus requisitos. Muchos fabricantes y proveedores emplean personal de ventas especializado o técnico que puede ayudarle a evaluar un producto en función de su uso previsto.

Obtenga el mejor precio en equipamiento. Identifique sus requisitos, compare ofertas y solicite cotizaciones de varios proveedores. Los instrumentos usados almacenados en su institución también pueden ser una opción cuando los presupuestos son ajustados. Incluso si esos productos no están en funcionamiento, el costo de las reparaciones puede ser mucho menor que la compra de un nuevo artículo. El arrendamiento o la financiación también podrían ayudarle a asegurar artículos de mayor valor.

Considere productos y accesorios multifuncionales. El equipamiento e instrumentación más nuevos pueden realizar múltiples funciones o tener accesorios que amplíen su funcionalidad. Por ejemplo, algunos vórtex tienen adaptadores para microplacas y matraces, y algunas placas calefactoras con agitación también giran o mezclan.

Proteja su equipamiento. Programe y realice limpiezas regulares y mantenimiento preventivo. Los fabricantes a menudo ofrecen un contrato de servicio o una garantía extendida para su compra, lo cual puede valer la pena si el producto se usa con frecuencia. Utilice cubiertas o protectores para ayudar a prevenir daños a equipos nuevos y costosos. Enseñe a los empleados sobre el uso adecuado y mantenga los manuales de operación fácilmente accesibles para reducir el riesgo de daños accidentales.

Presupueste para mantenimiento y reparaciones. Los fabricantes y distribuidores pueden ofrecer contratos de mantenimiento y servicios de reparación para ayudar a mantener su laboratorio en buen estado de funcionamiento. Aunque su personal puede ser capacitado para realizar servicios básicos, la subcontratación puede tener más sentido si el personal es limitado o si las reparaciones requieren más experiencia. Las tareas como las verificaciones de balanzas, las calibraciones de medidores de pH y las verificaciones del equipo de automatización de laboratorio deben cumplir con las últimas regulaciones, estándares y procesos de aseguramiento de la calidad.

Comparta equipamiento. Pida compartir las herramientas de un colega si tiene una necesidad común de ciertos instrumentos. Averigüe si existen instalaciones centrales en su institución para evitar la compra de duplicados. Si algunos equipos se utilizan solo ocasionalmente, compartir o usar herramientas compartidas puede ahorrar cantidades significativas. Algunas universidades también pueden contratar con laboratorios externos para permitirle usar su equipo.

Aproveche el software gratuito. Hay varios programas de software de gestión de laboratorio gratuitos y comprados disponibles para ayudar a gestionar el inventario y las solicitudes de su laboratorio, mientras que los cuadernos de laboratorio electrónicos pueden apoyar la colaboración.

Gestión general del presupuesto

Lleve un registro de los gastos para mantener la conciencia de los cambios en el precio o la demanda que deben abordarse. Realice revisiones trimestrales para mantenerse en el camino correcto, especialmente si su laboratorio utiliza fondos iniciales o subvenciones. Las herramientas de seguimiento de fondos también pueden estar disponibles a través de su plataforma de compras o el sitio web de su proveedor.

Si tiene acceso a la gestión de materiales, pida ayuda para negociar precios, establecer pedidos recurrentes, proporcionar informes regulares y gestionar sus gastos de otra manera.

Una organización eficiente del laboratorio, una asignación y uso óptimos de los recursos, y el control de calidad y regulatorio le ayudarán a mantener la productividad, reducir errores, contribuir al cumplimiento normativo y producir resultados fiables.

Iva Fedorka es redactora del personal de Thermo Fisher Scientific.